Réceptionniste : procédures de clôture journalière et mensuelle à Longjumeau
Durée
2 jours, 14 heures
Localité
Longjumeau (91160)
Financement
Modalité
Prochaines sessions sur Longjumeau
Charte qualité Lexom
Chez Lexom, nous proposons des dates tout au long de l’année et toutes les sessions de formation sont maintenues dès la première inscription
Objectifs
Comprendre le cycle de facturation et de caisse
Analyser et corriger les comptes clients
Appliquer les procédures de clôture et d'archivage
Programme
Identifier les flux comptables d'un point de vente hôtelier
- Panorama des points de vente et types de recettes (hébergement, f&b, extras)
- Cheminement des données : pms, logiciel de caisse, passerelles comptables
- Typologie des comptes clients : individuels, groupes, sociétés, ota, to
- Rôles et responsabilités de la réception dans la chaîne comptable
- Risques d'erreurs et d'irrégularités liés à la saisie en temps réel
- Impacts organisationnels et financiers d'un suivi défaillant
Décrire les documents et rapports de suivi de l'activité
- Lecture détaillée des relevés de consommation par point de vente
- Analyse du chiffre d'affaires par segment et par canal
- Composition et lecture du rapport de caisse journalier
- Présentation des rapports pms standard (arrivées, départs, en chambre, no-show)
- Distinction entre données opérationnelles, financières et statistiques
- Traçabilité des modifications et archivage des justificatifs
Analyser les comptes débiteurs et les écarts constatés
- Lecture et interprétation du grand livre clients dans le pms
- Identification des soldes anormaux, doublons et incohérences
- Vérification de la conformité aux contrats commerciaux (tarifs, allotements, conditions)
- Contrôle des conditions de paiement : crédit, prépaiement, garanties
- Méthodologie de revue des comptes débiteurs en fin de journée
- Cas pratiques d'analyse d'écarts et de décisions de traitement
Corriger et compléter les données clients dans le logiciel hôtelier
- Mise à jour des fiches clients : coordonnées, segments, sociétés, agences
- Correction des erreurs de facturation : transferts, annulations, avoirs
- Réaffectation des charges entre chambres, folios et points de vente
- Prise en compte des réductions, packages et prestations incluses
- Contrôles croisés avec les rapports de caisse et listes de départs
- Bonnes pratiques de saisie pour limiter les litiges clients
Utiliser les procédures de clôture de caisse et de journée
- Étapes clés de la clôture de caisse en réception
- Contrôle des moyens de paiement : espèces, cb, chèques, bons, virements
- Lettrage des encaissements avec les factures et folios clients
- Vérification des écarts de caisse et rédaction des justificatifs
- Processus de clôture de la journée d'exploitation dans le pms
- Communication des résultats de clôture aux services concernés
Mettre à jour, centraliser et archiver les indicateurs d'activité
- Présentation des principaux ratios de réception : occupation, adr, revpar
- Collecte et fiabilisation des données sources issues des systèmes
- Utilisation des supports de suivi : tableaux de bord, fichiers partagés, outils bi
- Édition, contrôle et diffusion des rapports d'activité à la hiérarchie
- Procédures de sauvegarde et d'archivage des données pms et documents
- Organisation personnelle pour garantir la continuité et l'auditabilité
Créer un mini-protocole de contrôle et de clôture quotidienne
- Recensement des points de contrôle indispensables en fin de journée
- Construction d'une check-list opérationnelle adaptée à l'établissement
- Répartition des tâches entre équipes du matin, d'après-midi et de nuit
- Formalisation des modalités de signalement des anomalies
- Intégration des exigences de la hiérarchie et des contraintes légales
- Plan d'amélioration continue à partir des écarts récurrents
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Centre facilement accessible : Nos centres de formation sont idéalement situés en centre-ville, facilement accessibles en transports en commun et à proximité des principaux axes routiers.
Formateurs experts locaux : Nos formateurs à Longjumeau sont des professionnels reconnus dans leur domaine avec plusieurs années d'expérience terrain.
Équipements de qualité : Salles équipées d'ordinateurs récents, connexion WiFi haut débit, espaces de pause confortables.
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