Utiliser Copilot dans Outlook – Gagner du temps et mieux communiquer à Montfermeil
Durée
1 jour, 7 heures
Localité
Financement
Modalité
Prochaines sessions sur Montfermeil
Charte qualité Lexom
Chez Lexom, nous proposons des dates tout au long de l'année et toutes les sessions de formation sont maintenues dès la première inscription
Objectifs
Comprendre les principes d'usage de Copilot dans Outlook
Appliquer Copilot pour gérer efficacement sa messagerie
Développer des usages avancés de Copilot dans Outlook
Programme
Identifier les fonctionnalités clés de Copilot dans Outlook
- Panorama des capacités de copilot dans l'écosystème microsoft 365
- Emplacement et activation de copilot dans l'interface outlook (web et desktop)
- Types d'actions possibles : rédaction, résumé, reformulation, extraction d'informations
- Différences entre copilot, recherche outlook et suggestions classiques
- Limites fonctionnelles et cas où copilot n'est pas adapté
- Illustration de scénarios concrets d'usage au quotidien
Décrire les enjeux de sécurité, confidentialité et éthique
- Fonctionnement général de l'ia générative et traitement des données dans copilot
- Règles de confidentialité organisationnelles et gestion des droits d'accès aux mails
- Bonnes pratiques pour éviter la divulgation d'informations sensibles
- Vérification systématique des contenus générés : biais, erreurs, hallucinations
- Traçabilité, responsabilité de l'utilisateur et conformité interne (rgpd, charte it)
- Exemples de situations à risque et comportements attendus
Utiliser Copilot pour analyser et prioriser les e-mails
- Générer des résumés de fils de discussion longs ou complexes
- Demander à copilot d'identifier décisions, actions et échéances dans un échange
- Formuler des prompts pour classer les e-mails par priorité ou thématique
- Transformer un fil d'e-mails en liste d'actions ou compte-rendu
- Repérer les limites de copilot sur le contexte métier et les clarifier dans le prompt
- Atelier pratique : tri assisté d'une boîte mail de démonstration
Utiliser Copilot pour rédiger et adapter ses messages
- Rédiger un premier jet d'e-mail à partir de quelques points clés
- Adapter le ton, la longueur et le niveau de langue avec copilot
- Reformuler une réponse complexe ou sensible en restant professionnel
- Créer des modèles de réponses réutilisables avec l'aide de copilot
- Contrôler, corriger et personnaliser systématiquement les propositions générées
- Exercices guidés : réponses à clients, collègues, direction
Analyser les échanges pour préparer réunions et décisions
- Utiliser copilot pour extraire les points clés d'un projet dans les e-mails
- Générer des synthèses orientées décision ou préparation de réunion
- Faire produire par copilot des listes de questions, risques ou actions de suivi
- Transformer un historique d'échanges en ordre du jour de réunion
- Relier les synthèses outlook à d'autres outils (teams, onenote, planner)
- Études de cas : préparation de comité, suivi de incident, pilotage d'équipe
Créer sa boîte à outils de prompts Copilot pour Outlook
- Principes d'un bon prompt : contexte, objectif, format de sortie, contraintes
- Exemples de prompts types pour la gestion de boîtes partagées
- Exemples de prompts types pour la relation client et le support
- Exemples de prompts types pour la communication interne et le management
- Personnalisation et capitalisation : documenter et partager ses meilleurs prompts
- Plan d'action individuel : sélectionner 5 prompts à utiliser dès le retour au poste
Pourquoi suivre cette formation à Montfermeil ?
Centre facilement accessible : Nos centres de formation sont idéalement situés en centre-ville, facilement accessibles en transports en commun et à proximité des principaux axes routiers.
Formateurs experts locaux : Nos formateurs à Montfermeil sont des professionnels reconnus dans leur domaine avec plusieurs années d'expérience terrain.
Équipements de qualité : Salles équipées d'ordinateurs récents, connexion WiFi haut débit, espaces de pause confortables.
Réseau professionnel : Profitez de sessions inter-entreprises pour échanger avec d'autres professionnels de la région Île-de-France.
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