Titre professionnel - Secrétaire assistant
Durée
58 jours, 400 heures
Modalité
Le Titre Professionnel Secrétaire assistant est une certification délivrée par le Ministère du Travail, du Plein emploi et de l’Insertion. RNCP36804 Enregistré le : 01-03-2023 Date d'échéance : 28-02-2026
Objectifs
Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
Prérequis
- Niveau 1ère/terminale ou équivalent. - Maîtrise des régles orthographiques, grammaticales, syntaxiques de la langue française - Maîtrise des régles de calculs de base.
Public cible
Tout personne souhaitant acquérir ou certifier des compétences en secrétariat et assistance administrative.
Financement
- OPCO
- France Travail
- CPF
Programme
Produire des documents professionnels courants
- Les outils bureautiques adaptés et leurs fonctions selon les travaux à réaliser
- Les normes professionnelles de présentation des documents
- Les règles typographiques, de présentation et de communication professionnelle
- Les outils de recherche d'information et de communication
- Les règles de confidentialité des informations
- Les règles orthographiques et grammaticales
- Les règles de traçabilité des documents et informations
- Le contrôle des productions pour garantir la fiabilité des informations transmises
Communiquer des informations par écrit
- Les modes de transmission de l'information adaptés aux besoins
- L'utilisation pertinente et rapide du Web
- La sélection, la vérification et l'évaluation des informations
- La synthèse des informations
- Les outils bureautiques (traitement de texte, présentation assistée par ordinateur)
- Les techniques de prise de notes
- L'organisation du travail en fonction des priorités, de la nature et de la complexité des productions
- Le respect des délais de transmission des informations
Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- L'organisation de l'environnement de travail pour une gestion optimale des priorités
- La numérisation des documents
- Les moyens de sauvegarde des fichiers numériques (serveurs, cloud, supports externes, etc.)
- Le plan de classement et son application
- L'organisation et la gestion efficaces des mails
- La veille sur les évolutions des outils et espaces numériques
- Les règles juridiques de conservation des documents
- La confidentialité des informations
Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
- Les outils de communication (téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication unifiée)
- L'expression claire, distincte et adaptée au vocabulaire professionnel
- La prise de notes manuscrites ou en saisie simultanée
- L'orthographe et la retranscription des noms, adresses mail et numéros de téléphone en anglais
- La compréhension de demandes simples d'un interlocuteur anglophone et les réponses adaptées en anglais
- Les techniques de communication adaptées aux situations professionnelles
- L'attitude courtoise face à une situation délicate
- Les techniques d'accueil et leur adaptation aux différents publics
- Les procédures d'identification des patients ou usagers
Planifier et organiser les activités de l'équipe
- La création d'une liste de tâches et d'un échéancier
- L'utilisation du Web et de ses applications pour organiser les déplacements et les réunions
- Les outils de communication et de planification
- Le recensement du matériel nécessaire à la tenue des réunions
- La négociation de conditions favorables avec un prestataire
- La relation professionnelle positive avec les différents interlocuteurs
- L'anticipation, l'initiative et la réactivité face aux imprévus
- Les postes budgétaires liés aux déplacements
Assurer l'administration des achats et des ventes
- Le progiciel de gestion commerciale
- Les procédures de traitement des commandes
- La réglementation des contrats de vente et de transport
- La négociation des délais et des remises
- La posture commerciale dans la relation client
- L'organisation du travail en fonction des priorités
- La rigueur et la méthode dans le traitement des opérations commerciales
Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
- Les écrits professionnels
- Les outils de communication utilisés de façon professionnelle (téléphone, mail, réseaux sociaux, forums, etc.)
- La recherche d'informations dans un progiciel de gestion commerciale, des bases de données et des fichiers internes
- L'analyse de la demande d'un client et la réponse adaptée
- Les techniques d'écoute active
- Les règles de courtoisie
- Le niveau de délégation accordé et son respect
- La relation professionnelle positive avec les interlocuteurs
- L'assertivité dans les échanges professionnels
- Le respect des délais dans le compte rendu
Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
- Les fonctions avancées d'un tableur (tableaux croisés dynamiques, fonctions SI, etc.)
- La collecte, la sélection et l'exploitation de données chiffrées
- Les tableaux et graphiques
- La vérification de la cohérence des résultats
- L'extraction des éléments significatifs et leur présentation sous forme de commentaire succinct
- Les informations recueillies auprès des collaborateurs de l'entreprise
- La méthode et la logique dans le traitement des données
Assurer le suivi administratif courant du personnel
- Les outils de suivi : plannings, fiches, tableaux de suivi
- La législation et la réglementation en matière de droit du travail
- Les procédures internes en matière d'administration du personnel
- La recherche d'informations en droit du travail sur des sites institutionnels
- Les écrits professionnels à usage interne
- Les règles de confidentialité professionnelle
- La relation professionnelle positive avec les interlocuteurs
- Le respect des échéances
- L'organisation du travail en fonction des priorités
Modalités d'évaluation
- Les acquis des participants seront mesurés tout au long de la session de formation.
- L'évaluation privilégiera l'aspect formatif et les interactions participant/formateur. Elle pourra éventuellement prendre l'aspect d'un QCM.
- Une attestation de fin de formation reprendra l'ensemble des objectifs pédagogiques de la formation et sanctionnera l'acquisition des savoirs du participant.
Méthodes mobilisées
- Exercices d'autopositionnement, partages d'expériences interactifs entre stagiaires
- Supports théoriques et pratiques
- Mises en situation
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