Titre professionnel - Secrétaire assistant
Durée
400 heures
Modalité
Notre formation est accessible en ligne via une plateforme LMS (Learning Management System) dédiée, disponible 24h/24 pendant 6 mois à compter de votre inscription. Vous y trouverez l’ensemble des ressources pédagogiques, activités interactives et supports de cours nécessaires à votre progression. Pour vous accompagner tout au long de votre parcours, vous bénéficiez également de 30 heures de visioconférence à répartir selon vos besoins avec un formateur et/ou un coordinateur pédagogique. Le Titre Professionnel Secrétaire assistant est une certification délivrée par le Ministère du Travail, du Plein emploi et de l’Insertion. RNCP36804 Enregistré le : 01-03-2023 Date d'échéance : 28-02-2026
Objectifs
Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
Prérequis
- Niveau 1ère/terminale ou équivalent. - Maîtrise des régles orthographiques, grammaticales, syntaxiques de la langue française - Maîtrise des régles de calculs de base.
Public cible
Tout personne souhaitant acquérir ou certifier des compétences en secrétariat et assistance administrative.
Financement
- OPCO
- France Travail
- CPF
Programme
Produire des documents professionnels courants
- Les outils bureautiques adaptés et leurs fonctions selon les travaux à réaliser
- Les normes professionnelles de présentation des documents
- Les règles typographiques, de présentation et de communication professionnelle
- Les outils de recherche d'information et de communication
- Les règles de confidentialité des informations
- Les règles orthographiques et grammaticales
- Les règles de traçabilité des documents et informations
- Le contrôle des productions pour garantir la fiabilité des informations transmises
Communiquer des informations par écrit
- Les modes de transmission de l'information adaptés aux besoins
- L'utilisation pertinente et rapide du Web
- La sélection, la vérification et l'évaluation des informations
- La synthèse des informations
- Les outils bureautiques (traitement de texte, présentation assistée par ordinateur)
- Les techniques de prise de notes
- L'organisation du travail en fonction des priorités, de la nature et de la complexité des productions
- Le respect des délais de transmission des informations
Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- L'organisation de l'environnement de travail pour une gestion optimale des priorités
- La numérisation des documents
- Les moyens de sauvegarde des fichiers numériques (serveurs, cloud, supports externes, etc.)
- Le plan de classement et son application
- L'organisation et la gestion efficaces des mails
- La veille sur les évolutions des outils et espaces numériques
- Les règles juridiques de conservation des documents
- La confidentialité des informations
Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
- Les outils de communication (téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication unifiée)
- L'expression claire, distincte et adaptée au vocabulaire professionnel
- La prise de notes manuscrites ou en saisie simultanée
- L'orthographe et la retranscription des noms, adresses mail et numéros de téléphone en anglais
- La compréhension de demandes simples d'un interlocuteur anglophone et les réponses adaptées en anglais
- Les techniques de communication adaptées aux situations professionnelles
- L'attitude courtoise face à une situation délicate
- Les techniques d'accueil et leur adaptation aux différents publics
- Les procédures d'identification des patients ou usagers
Planifier et organiser les activités de l'équipe
- La création d'une liste de tâches et d'un échéancier
- L'utilisation du Web et de ses applications pour organiser les déplacements et les réunions
- Les outils de communication et de planification
- Le recensement du matériel nécessaire à la tenue des réunions
- La négociation de conditions favorables avec un prestataire
- La relation professionnelle positive avec les différents interlocuteurs
- L'anticipation, l'initiative et la réactivité face aux imprévus
- Les postes budgétaires liés aux déplacements
Assurer l'administration des achats et des ventes
- Le progiciel de gestion commerciale
- Les procédures de traitement des commandes
- La réglementation des contrats de vente et de transport
- La négociation des délais et des remises
- La posture commerciale dans la relation client
- L'organisation du travail en fonction des priorités
- La rigueur et la méthode dans le traitement des opérations commerciales
Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
- Les écrits professionnels
- Les outils de communication utilisés de façon professionnelle (téléphone, mail, réseaux sociaux, forums, etc.)
- La recherche d'informations dans un progiciel de gestion commerciale, des bases de données et des fichiers internes
- L'analyse de la demande d'un client et la réponse adaptée
- Les techniques d'écoute active
- Les règles de courtoisie
- Le niveau de délégation accordé et son respect
- La relation professionnelle positive avec les interlocuteurs
- L'assertivité dans les échanges professionnels
- Le respect des délais dans le compte rendu
Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
- Les fonctions avancées d'un tableur (tableaux croisés dynamiques, fonctions SI, etc.)
- La collecte, la sélection et l'exploitation de données chiffrées
- Les tableaux et graphiques
- La vérification de la cohérence des résultats
- L'extraction des éléments significatifs et leur présentation sous forme de commentaire succinct
- Les informations recueillies auprès des collaborateurs de l'entreprise
- La méthode et la logique dans le traitement des données
Assurer le suivi administratif courant du personnel
- Les outils de suivi : plannings, fiches, tableaux de suivi
- La législation et la réglementation en matière de droit du travail
- Les procédures internes en matière d'administration du personnel
- La recherche d'informations en droit du travail sur des sites institutionnels
- Les écrits professionnels à usage interne
- Les règles de confidentialité professionnelle
- La relation professionnelle positive avec les interlocuteurs
- Le respect des échéances
- L'organisation du travail en fonction des priorités
Modalités d'évaluation
- Les acquis des participants seront mesurés tout au long de la session de formation.
- L'évaluation privilégiera l'aspect formatif et les interactions participant/formateur. Elle pourra éventuellement prendre l'aspect d'un QCM.
- Une attestation de fin de formation reprendra l'ensemble des objectifs pédagogiques de la formation et sanctionnera l'acquisition des savoirs du participant.
Méthodes mobilisées
- Exercices d'autopositionnement, partages d'expériences interactifs entre stagiaires
- Supports théoriques et pratiques
- Mises en situation
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