Titre Professionnel - Employé administratif et d'accueil à Saint-Maurice
Notre formation est accessible en ligne via une plateforme LMS (Learning Management System) dédiée, disponible 24h/24 pendant 6 mois à compter de votre inscription. Vous y trouverez l’ensemble des ressources pédagogiques, activités interactives et supports de cours nécessaires à votre progression. Pour vous accompagner tout au long de votre parcours, vous bénéficiez également de 30 heures de visioconférence à répartir selon vos besoins avec un formateur et/ou un coordinateur pédagogique. Le Titre Professionnel Employé administratif et d'accueil est une certification délivrée par le Ministère du Travail, du Plein emploi et de l’Insertion. RNCP36803 Enregistré le : 01-09-2023 Date d'échéance : 01-03-2026
Durée
58 jours, 400 heures
Localité
Saint-Maurice (63270)
Financement
Modalité
Prochaines sessions sur Saint-Maurice
Charte qualité Lexom
Chez Lexom, nous proposons des dates tout au long de l'année et toutes les sessions de formation sont maintenues dès la première inscription
Objectifs
Réaliser les travaux administratifs courants d'une structure
Assurer l'accueil d'une structure
Programme
Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte
- Les fonctions bureautiques adaptées aux travaux de gestion
- La saisie et la rédaction d'écrits simples dans le respect des règles orthographiques, syntaxiques et grammaticales
- La présentation des documents selon les normes professionnelles de la structure
- Les modèles de documents professionnels
- Les fonctions de base d'une messagerie électronique
- Les mails professionnels (modèles, rédaction simple, insertion de fichiers ou d'éléments)
- Le contrôle des productions avant transmission
- L'adaptation aux évolutions des outils technologiques
- L'organisation du travail en fonction des productions attendues
- L'organisation du poste bureautique
- L'adaptation au contexte et aux usages de la structure
- La confidentialité des informations
- Le vocabulaire technique du secteur d'activité
- Les différents types d'écrits liés à la structure
- Les bases en orthographe, syntaxe et grammaire
- Les règles typographiques, normes de présentation et communication professionnelle
Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur
- Le suivi et l'application des procédures
- Les fonctions de base d'un tableur
- Les calculs simples avec un tableur (somme, minimum, maximum, moyenne, pourcentage)
- La saisie et la mise à jour de différents types de données
- La présentation de données chiffrées et de graphiques
- Le contrôle des productions avant transmission
- L'adaptation aux évolutions des outils technologiques
- L'organisation du travail en fonction des productions demandées
- L'adaptation au contexte et aux usages de la structure
- Le travail en lien avec différents interlocuteurs de la structure
- La confidentialité des informations
Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l'information
- Les outils collaboratifs (agendas, plannings partagés, webconférences, chats, forums, réseaux sociaux d'entreprise, etc.)
- Les outils bureautiques dans le Cloud utilisés par la structure
- Les outils de communication numérique
- Les fonctions avancées d'une messagerie électronique partagée (filtres, indicateurs de suivi, messages automatisés, etc.)
- L'adaptation aux évolutions des outils technologiques
- La politique de sécurité informatique en vigueur dans la structure
- L'organisation méthodique du travail en fonction des besoins repérés
- L'adaptation au contexte et aux usages de la structure
- Le travail en équipe
- La confidentialité des informations
- Les principaux outils collaboratifs
- Le vocabulaire du numérique
- Les procédures de circulation de l'information dans la structure
- Les précautions et recommandations en matière de cybersécurité
Trier et traiter les e-mails et le courrier
- La fonction et le rôle des différents interlocuteurs de la structure
- L'organisation des tâches en fonction des priorités et des contraintes des interlocuteurs internes et externes
- La gestion du temps selon les travaux demandés
- L'adaptation au contexte de la structure
- La collaboration avec les différents acteurs de la structure
- La confidentialité des informations
- Les différents types de documents circulant dans l'entreprise
- Les outils de numérisation
- Le traitement du courrier entrant (tri, numérisation, enregistrement numérique, diffusion)
- Le traitement du courrier sortant (enregistrement numérique, mise sous pli, affranchissement)
- Les normes d'expédition du courrier
- Les matériels de traitement du courrier
- Le tarif en vigueur des envois postaux
- Les imprimés postaux (sélection et renseignement en ligne ou sur support papier)
- La messagerie électronique
- Le traitement des mails entrants (en temps réel, tri, filtrage, transmission)
- Les procédures de traitement des mails et du courrier
- Le vocabulaire technique du secteur d'activité
- Les procédures et circuits internes de l'information
- Les tarifs en vigueur des prestataires de services (courriers, colis, etc.)
- Les règles et préconisations pour une prise en charge optimale du courrier
Classer et archiver les informations et les documents
- Le plan de classement (physique ou numérique) et son suivi
- Le classement des mails, fichiers ou courriers numérisés dans les dossiers concernés
- L'enregistrement et la sauvegarde des fichiers numériques
- La numérisation des documents
- Les règles d'identification et de nommage des fichiers
- L'archivage des dossiers selon les procédures de la structure
- L'adaptation aux évolutions des matériels technologiques
- L'organisation méthodique du travail
- La démarche respectueuse d'éco-citoyenneté
- L'adaptation au contexte de la structure
- La confidentialité des informations
- Les normes de classement
- Les supports et matériels de stockage
- Les règles juridiques de conservation des documents
- Les règles élémentaires de sécurité informatique et de protection des données numériques (mot de passe, sauvegarde, etc.)
Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs
- La fonction et le rôle des différents interlocuteurs de la structure
- L'expression orale claire et fluide
- L'identification et la prise en compte des demandes
- La recherche et la transmission d'informations fiables adaptées à la demande
- L'accueil physique et téléphonique simultané
- Les techniques de prise de notes
- La transmission des messages aux destinataires concernés
- La gestion de la simultanéité des tâches
- L'organisation de l'environnement d'accueil
- Les techniques d'écoute active
- La courtoisie et le respect des codes relationnels
- La conformité aux codes vestimentaires de la structure
- L'image positive de la structure
- L'adaptation du comportement à la situation et aux interlocuteurs internes et externes
- La confidentialité des informations transmises
- L'adaptation au contexte de la structure
- Le vocabulaire technique du secteur d'activité
- Les procédures et circuits internes de l'information
- Les techniques de communication (écoute active, reformulation, synchronisation, etc.)
Traiter les appels téléphoniques
- L'identification et la prise en compte des demandes
- Le filtrage des appels dans le respect des consignes reçues
- L'accueil téléphonique et physique simultané
- Les techniques de prise de notes
- La transmission des messages aux destinataires concernés
- Les outils de communication (téléphone, mobile, messagerie électronique ou instantanée, plateforme de communication unifiée)
- La recherche d'informations fiables adaptées à la demande
- Les procédures d'accueil téléphonique en vigueur dans la structure
- L'adaptation à la multiplicité des tâches et aux interruptions fréquentes
- L'adaptation au contexte de la structure
- L'adaptation à l'interlocuteur et à la situation
- La confidentialité des informations transmises
- L'image positive de la structure
- Le vocabulaire technique du secteur d'activité
- Les procédures et circuits internes de l'information
- Les techniques de communication (écoute active, reformulation, synchronisation, etc.)
- Les fonctionnalités de base d'un standard téléphonique
Répondre aux demandes d'informations internes et externes
- L'identification et l'évaluation de la pertinence des demandes d'information
- Les recherches dans des sources adéquates
- L'utilisation pertinente et rapide du Web
- La sélection et la transmission adéquate des informations pertinentes
- La rédaction d'écrits professionnels simples à l'aide de modèles
- Le respect des délais de transmission des informations
- Le respect du cadre et des limites des consignes données
- L'adaptation à la multiplicité des tâches
- L'organisation du travail en fonction des besoins repérés
- L'adaptation au contexte de la structure
- La confidentialité des informations transmises
- La posture professionnelle
- Le vocabulaire technique du secteur d'activité
- Les procédures et circuits internes de l'information
- Les différentes sources d'information
- Les procédures internes en matière d'utilisation du Web
Pourquoi suivre cette formation à Saint-Maurice ?
Centre facilement accessible : Nos centres de formation sont idéalement situés en centre-ville, facilement accessibles en transports en commun et à proximité des principaux axes routiers.
Formateurs experts locaux : Nos formateurs à Saint-Maurice sont des professionnels reconnus dans leur domaine avec plusieurs années d'expérience terrain.
Équipements de qualité : Salles équipées d'ordinateurs récents, connexion WiFi haut débit, espaces de pause confortables.
Réseau professionnel : Profitez de sessions inter-entreprises pour échanger avec d'autres professionnels de la région Auvergne-Rhône-Alpes.
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